Bei der steuerlichen Behandlung ehrenamtlicher Wahlmitarbeit ist zwischen Mitgliedern der Wahlorgane und Wahlhelfern zu unterscheiden.

Beisitzer, Mitglieder von Wahlausschuss und Wahlvorstand, Stellvertreter sowie Schriftführer handeln gegenüber der Allgemeinheit und schulden der Gemeinde keine Arbeitskraft. Ihre Entschädigungen gelten daher als Einkünfte aus sonstiger selbständiger Tätigkeit nach § 18 Abs. 1 Nr. 3 EStG. Die Gemeinde führt keine Lohnsteuer ab.

Wahlhelfer sind dagegen Hilfskräfte der Gemeinde. Das gilt für eigene Gemeindebedienstete und für nach § 15 GemO BW beziehungsweise §§ 11 Abs. 4, 12 Abs. 3 und 14 Abs. 1 KomWG verpflichtete Personen. Sie gelten als Arbeitnehmer nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG. Deshalb muss die Gemeinde grundsätzlich Lohnsteuer einbehalten; eine Pauschalierung nach § 40a EStG kommt nur innerhalb der gesetzlichen Grenzen infrage.

Gemeindebedienstete, die zusätzlich als Wahlhelfer eingesetzt werden, arbeiten im bestehenden Dienstverhältnis. Für sie liegen die Voraussetzungen des § 40a EStG regelmäßig nicht vor. Nach § 40a Abs. 4 Nr. 2 EStG ist eine teilweise individuelle und teilweise pauschale Besteuerung des Arbeitslohns desselben Arbeitgebers ausgeschlossen. Es gilt der reguläre Lohnsteuerabzug.

Nach § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG können Entschädigungen aus öffentlichen Kassen steuerfrei bleiben, und zwar bis zu 9 EUR je Tag ohne nähere Prüfung oder bis zu 275 EUR je Monat. Grundlage sind R 3.12 Abs. 3 und 5 LStR sowie das BMF-Schreiben vom 23.03.2026, BStBl I 2026, S. 598. Die Monatsgrenze gilt insgesamt für den Monat und wird bei gelegentlicher Wahlmitarbeit nicht auf den Einsatzzeitraum gekürzt. Zahlungen für mehrere Wahlen sind am selben Tag oder im selben Monat zusammenzurechnen. Kein steuerfreier Aufwandersatz liegt vor, wenn Verdienstausfall, Zeitverlust oder ein Haftungsrisiko abgegolten wird oder kein entsprechender Aufwand entstanden ist.

Grundlage ist die Verfügung der OFD Baden-Württemberg vom 26.6.2026, St14 – S 2337 – 1/4 – St 14A.

Einer internen Verfügung der Finanzverwaltung zur steuerfreien Übungsleiterpauschale zu Essensausfahrern lässt sich folgendes entnehmen:

Grds. lässt die Finanzverwaltung für die reinen Mahlzeitendienste die Steuerbefreiung nicht zu, weil die bloße Lieferung einer Mahlzeit für die Annahme einer Pflegeleistung nicht ausreicht. Das gilt auch dann, wenn die Mahlzeit erst vor Ort zubereitet wird.

Die interne Verfügung könnte aber zu einer positiven Kehrtwende bei den Essensausfahrern führen, in Bezug auf § 3 Nr. 26 EStG. Die Steuerfreiheit könnte hier nämlich greifen, wenn über die bloße Lieferung von Mahlzeiten hinaus pflegende und betreuende Tätigkeiten wahrgenommen werden. Das würde in folgenden Fällen zutreffen:

Es wird ein Gespräch geführt, um das persönliche Befinden der Empfängerin bzw. des Empfängers der Mahlzeit zu erfragen.

Es werden weitergehende Unterstützungsleistungen bis zur Zerkleinerung des Essens geleistet und bei Bedarf entsprechende Maßnahmen in Hilfesituationen eingeleitet.

Aufwandsentschädigungen aus öffentlichen Kassen an öffentliche Dienste leistende Personen sind i.d.R. steuerfrei, abgesehen von Ausnahmen. Zur Erleichterung dieser Feststellung kann bei ehrenamtlich tätigen Personen ohne weitere Nachweise ein Steuerfreibetrag von 250 € monatlich berücksichtigt werden. Wird die ehrenamtliche Tätigkeit – wie z. B. bei der Mitwirkung bei politischen Wahlen – gelegentlich ausgeübt, ist der Steuerfreibetrag nicht zeitanteilig umzurechnen; auch in diesem Fall gilt daher ein Monatsfreibetrag von 250 €.

Wird der Freibetrag von 250 € monatlich überschritten, erzielen Wahlorgane steuerliche Einkünfte aus sonstiger selbstständiger Tätigkeit. Da sie ihre Aufgaben gegenüber der Allgemeinheit wahrnehmen, besteht bei dieser Tätigkeit kein Arbeitsverhältnis zur Gemeinde.

Wahlhelfer allerdings schulden ihre Arbeitskraft der Gemeinde und sind deshalb auch als Arbeitnehmer der Gemeinde anzusehen. Wird der Freibetrag von 250 € monatlich überschritten, liegen Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit vor und die Gemeinde ist zum Lohnsteuerabzug verpflichtet.